I ritmi frenetici della vita, a volte, tolgono il tempo per fare tutto ciò che si vorrebbe fare. Riuscire a gestire le tue attività ti sembra un’impresa impossibile? Probabilmente ti stai approcciando alla gestione del tempo in modo sbagliato.
Quando sembra di non avere le possibilità di poter portare a termine gli impegni, è frequente farsi prendere da un senso di oppressione che, provoca ansia e stress.
Se anche tu hai difficoltà a gestire tutto ciò che riguarda le varie aree della tua vita, dovresti fermarti qualche secondo, respirare e prendere nuovamente il controllo su di te. Sapere come organizzare la giornata può essere un valido aiuto per migliorare la qualità della tua vita e le tue performance.
Un diario personale potrebbe aiutarti nell’organizzare meglio il tuo tempo e le tue attività: eccone alcuni interessanti
Il tempo è una risorsa molto preziosa, bisogna saperlo utilizzare in modo intelligente. Se a fine giornata ti sembra di non aver concluso niente o di non aver fatto tutto ciò che dovevi, allora stai sbagliando qualcosa.
Cambiare le abitudini ti aiuterà a riprogrammare anche la gestione del tuo tempo e organizzare la giornata. Nessuno possiede il tempo, ma tutti possono usarlo.
Se saprai sfruttarlo a tuo favore, non avrai più momenti in cui ti sembrerà di averlo perso e potrai portare a termine molto più obiettivi in minor tempo.
Perché pianificare la giornata è importante?
Pianificare aiuta a pensare a cosa si desidera ottenere a breve e lungo termine per raggiungere i propri obiettivi.
Pianificare vuol dire saper organizzare le attività in modo da ottimizzare il tempo e averne sempre a disposizione, anche per concedersi momenti di pausa.
Quando fatta in modo efficace, la pianificazione può potare a molti vantaggi. Te ne elenco qualcuno per aiutarti a comprende meglio perché dovresti fermarti e riorganizzare la tua quotidianità e il tuo modo di approcciarti al tempo.
Pianificare la giornata ti aiuta a comprendere cosa vuoi davvero fare con il tuo tempo
Nell’arco della giornata puoi avere tantissime attività da svolgere. Per poter pianificare, devi avere chiare quali sono quelle prioritarie. Ti sarà utile stimare le ore necessarie per raggiungere gli obiettivi e capire come distribuirle per portare a termine le giornate con concretezza.
Ti permette di avere più tempo per le attività essenziali
Ci sono attività più importanti di altre, queste possono essere definitive come attività essenziali e sono quelle che realmente ti fanno avanzare e fare progressi nei progetti lavorativi e nei tuoi obiettivi personali.
È fondamentale che tu comprenda quali sono, in modo da potertici dedicare con una certa costanza distribuita nel tempo, anche a discapito di altre.
Ti aiuta ad avere tempo in più per gestire attività extra
Anche se ti sforzi di migliorare la pianificazione, capiteranno sempre attività impreviste o urgenti. Seguendo il tuo programma, avrai a disposizione del tempo in più che potrai sfruttare per questo tipo di attività e non farti trovare impreparato.
Ti permette di valutare la quantità di lavoro che puoi realmente gestire
Se pianifichi correttamente le attività, sarai anche in grado di razionalizzare il tuo carico di lavoro. Se non hai un’adeguata visione su base settimanale o mensile dei tuoi obiettivi, potresti sovraccaricarti di cose e non riuscire a raggiungere un buon livello di produttività e, addirittura, restare indietro.
Ti consente di trovare un equilibrio tra vita privata e lavoro
Non è sempre facile riuscire a trovare un equilibrio tra lavoro e vita privata, soprattutto in assenza di una pianificazione. Devi importi dei paletti e pianificare ogni attività solo in determinate ore, in questo modo non dovrai sacrificare il tuo tempo libero e sarai più produttivo.
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Consigli efficaci per organizzare la tua giornata
Ora che hai capito l’importanza della pianificazione, ti darò alcuni consigli utili per organizzare la tua giornata.
Premetto che potrai essere bravissimo a pianificare ma, se le attività che fai per la maggior parte del tempo, non sono in linea con gli obiettivi che vuoi raggiungere, starai sprecando tempo ed energie.
La prima cosa che devi fare, quindi, è quella di scegliere i tuoi obiettivi e da lì, partire. Definisci anche un arco temporale in cui vorrai raggiungerli, questo ti aiuterà a programmare meglio le attività durante la giornata.
1) Procurati un’agenda o un calendario
Possono essere cartacei o in formato elettrico, puoi scegliere ciò che preferisci. Organizza la giornata tenendo conto di una pianificazione settimanale delle attività.
Cerca di basarti sulla scelta delle attività tenendo conto di alcuni principi di ottimizzazione. Ad esempio, chiediti in quale momento della giornata sei più produttivo e concentra qui le attività più impegnative.
2) Crea un elenco delle attività seconda la loro priorità
Per organizzare al meglio la giornata devi stabilire la priorità delle cose da fare. Infatti, oltre a ciò che pianifichi per raggiungere i tuoi obiettivi, ci saranno sicuramente attività che dovrai obbligatoriamente fare e che ti porteranno via tempo.
Ti può essere utile dividerle in categorie tenendo conto dell’urgenze e dell’importanza. Se stabilisci dei criteri precisi, ti sarà più semplice organizzarti.
3) Stabilisci un lasso di tempo per ogni attività
Quando decidi le attività e devi organizzare la giornata, dovrai anche tener conto del lasso di tempo necessario per ognuna.
Puoi orientarti sul tempo che ci vuole magari riferendoti ad esempi passati, se hai già svolto attività simili, o semplicemente puoi fare una stima approssimativa.
È punto importante, perché ti sarà utile a capire se sei in linea con la pianificazione generale che hai stabilito. Se sei in ritardo, potrai recuperare quel tempo o posticipare un’attività secondaria o meno urgente.
4) Sfrutta il tempo morto
Quando si parla di tempi morti ci si riferisce a qualsiasi intervallo dovuto ad attese o trasporti. Puoi sfruttarli per eseguire un’attività che hai trascurato o lasciato un po’ in ombra.
Un esempio? Mentre sei in metro o in treno, puoi controllare le e-mail di lavoro e rispondere, oppure, fare qualche telefonata che avevi rimandato o revisionare la tua agenda e controllare lo stato di avanzamento delle attività.
5) Evita multitasking e distrazioni
Si parla sempre più spesso di multitasking, ovvero, la capacità di gestire più attività nello stesso momento. Questo approccio però, richiede un livello di concentrazione molto alto e non sempre si riesce.
Passare continuamente da un compito ad un altro può ridurre la tua resa, sarai più stanco, stressato e più incline a commettere errori. Meglio fare una cosa alla volta e concentrare lì tutte le tue energie, otterrai molti più benefici.
Evita anche distrazioni. Quando stai facendo un’attività, concentrati solo su quella. Spegni tutto, metti in modalità silenzio il cellulare finché non avrai finito.
6) Fai delle pause
Altro consiglio per organizzare la giornata è quello di prevedere delle pause regolari. Non puoi pensare di poter fare tutto senza riposarti mai. Hai bisogno di tempi di recupero e di riposo.
Se fai tutto di fila, non riuscirai a mantenere un rendimento elevato costante e dopo qualche ora sarai stanco.
Nella tua pianificazione inserisci pause, ad esempio, se lavori al pc, prevedi una passeggiata o un caffè per una mezz’oretta o per il tempo che ritieni utile.
7) Prevedi del tempo libero
L’ultimo consiglio è quello includere sempre del tempo libero. Perché? Non solo perché come detto in precedenza, non puoi pensare di mantenere un rendimento alto senza fermarti per riposare. Ma anche perché, ritagliarti del tempo per un hobby o qualsiasi cosa ti faccia stare bene, sarà fondamentale per il tuo umore.
Un consiglio pratico? Puoi avere tutti i giorni del tempo libero per te, oltre i weekend. Inserisci nel programma giornaliero un’ora e mezza o due ore da dedicare a ciò che più ti piace. In questo modo porterai avanti il lavoro, ma ti prenderai cura anche di te stesso.
Tutto questo non potrà che far bene alla tua produttività. Essere più produttivi vuol dire essere sempre più vicini ai traguardi che si vogliono raggiungere.